25 % mehr schädliche E-Mails blockiert, unter 0,1 % Fehlalarme.

Welchen Einfluss haben E-Mail-Bedrohungen auf Ihre Sicherheitsstrategie?

E-Mail-Bedrohungen spielen in unserer gesamten Sicherheitsstrategie eine zentrale Rolle, denn sie bleiben das wichtigste Einfallstor für Cyberangriffe. Sobald eine schädliche Nachricht die technischen Schutzmechanismen umgeht, hängt die Sicherheit vom „schwächsten Glied“ ab - dem Nutzer. Aus Unwissenheit, Stress oder Unachtsamkeit klicken Nutzer womöglich auf manipulierte Links oder infizierte Anhänge und lösen ungewollt einen Angriff aus. Deshalb ist E-Mail-Sicherheit eine der kritischsten Komponenten unserer Verteidigungsstrategie.

Berichte zeigen durchgängig, dass Phishing-Angriffe immer raffinierter werden - getrieben vom Einsatz von KI. Realistische E-Mails, gezieltes Social Engineering und die Fähigkeit, klassische Filter zu umgehen, stellen selbst ausgereifte Sicherheitssysteme vor neue Herausforderungen. Aus diesem Grund verfolgen wir von Anfang an einen besonders strengen Ansatz. So filtern wir zum Beispiel konsequent Anhänge - eine zeitintensive, aber wirksame Praxis, die uns schon mehrfach vor erheblichem Schaden bewahrt hat.

Welche Bedrohungen, Herausforderungen oder Ziele haben Sie dazu bewogen, eine Advanced-Email-Security-Lösung einzuführen?

Wir wollten unsere Abwehr gegen hochgradig gezielte und KI-getriebene E-Mail-Bedrohungen stärken - zusätzlich zur soliden Grundlage aus dem Standard-Email-Security-Service von Open Systems und Microsoft 365 Defender. Diese fortgeschrittenen Bedrohungen versuchen oft, Nutzer zur Preisgabe vertraulicher Informationen zu verleiten. Rein technische Authentifizierungsverfahren wie SPF, DKIM und DMARC reichen nicht mehr aus.

Deshalb haben wir mit Open Systems einen Proof of Concept (PoC) durchgeführt, und die ersten Ergebnisse zeigten, dass Advanced Email Security mindestens 15 % mehr gefährliche E-Mails herausfilterte.

Die Bedrohungslage hat sich in den letzten Jahren dramatisch verschärft. Angriffe sind raffinierter geworden, und neue Techniken - etwa Phishing über QR-Codes - bringen zusätzliche Risiken. Es war klar, dass Handeln gefragt war. Letztlich ist das eine Frage des Risikomanagements.

Bei Marquardt zählt E-Mail-Sicherheit zu den drei größten Risikobereichen, mit finanziellen wie reputationsbezogenen Folgen - und ist deshalb auf Führungsebene eine Priorität.

Was hat Sie überzeugt, sich für Advanced Email Security von Open Systems zu entscheiden?

Ausschlaggebend war der umfassende, integrierte Ansatz von Open Systems: Alle Services kommen aus einer Hand, laufen in einer einheitlichen Infrastruktur und sind Teil eines Managed Service mit 24/7-Abdeckung. Unterstützt wird das zusätzlich von Customer Success Managers, die seit Jahren mit uns arbeiten.

Hätten wir ein zusätzliches, eigenständiges E-Mail-Sicherheitstool eingeführt, wäre der Aufwand erheblich gewesen - von der Integration in bestehende E-Mail-Flüsse über die Sicherstellung der Verfügbarkeit bis zur Beseitigung von Redundanzen. Das hätte eine schwere Betriebslast verursacht. Bei Open Systems genügte es, ein weiteres Modul auf der bestehenden Plattform zu aktivieren.

Die Lösung fügt sich nahtlos in unsere aktuelle Umgebung ein. Über das Open Systems Portal - das Incident-Tracking, Change-Management und weitere Funktionen umfasst - haben wir eine einzige, zentrale Anlaufstelle neben dem reaktionsschnellen Operations Center Mission Control. Für uns ist das die wahre Essenz eines Managed Service: den internen Aufwand minimieren und zugleich die Expertise des Anbieters voll nutzen.

Wie unterstützt der Managed Service von Open Systems Ihr IT-Team?

Wir sind in der Automobilbranche tätig, die derzeit vor wirtschaftlichen Herausforderungen steht. Entsprechend beobachten wir die Personalkosten genau - besonders in Hochlohnländern wie Deutschland.

Genau deshalb ist ein Managed Service wie der von Open Systems so wertvoll. Das gleiche Qualitätsniveau intern und in kurzer Zeit zu erreichen, wäre nahezu unmöglich. Wir schätzen zudem den durchgehenden 24/7-Support mit Level-3-Expertise sehr, der Open Systems klar von Wettbewerbern abhebt, die außerhalb der Geschäftszeiten nur Rufbereitschaft bieten.

Wie verlief die Implementierung, und wie gut ließ sich die Lösung integrieren?

Die Implementierung verlief dank des Learning Mode sehr reibungslos. In dieser Phase läuft das System ein bis zwei Monate lang in einem „Beobachtungsmodus“: Verdächtige E-Mails werden erkannt und markiert, aber noch nicht blockiert. So konnten wir genau sehen, welche Nachrichten herausgefiltert worden wären - ohne den normalen E-Mail-Betrieb zu stören. Dadurch ging das System live, ohne dass legitime Nachrichten fälschlich blockiert wurden.

Anschließend haben wir konkrete Fälle gemeinsam in einem Workshop durchgesehen. Dabei wurde deutlich, dass Advanced Email Security zusätzliche verdächtige Nachrichten erkannt hatte, die zuvor an anderen Mechanismen vorbeigekommen waren. Für uns war das ein klarer Beleg für den zusätzlichen Schutz. Fehlalarme waren äußerst selten - unter 0,1 %. Mit der Zeit hat die Engine gelernt, solche Fälle automatisch einzustufen, sodass manuelles Whitelisting entfällt. Das entlastet unsere Service Center und erhöht die Zufriedenheit der Beschäftigten, da Nutzer nicht mehr auf E-Mail-Freigaben warten müssen.

Endnutzer bemerkten den Übergang kaum. Nur wenn eine E-Mail fehlte - etwa wegen eines Fehlalarms - fiel ihnen auf, dass sich etwas geändert hatte. Unser Service Desk war geschult, solche Fälle schnell zu prüfen und bei Bedarf zu eskalieren.

Welche Verbesserungen haben Sie seit der Einführung beobachtet?

Seit der Einführung von Advanced Email Security werden rund 25 % mehr E-Mails zuverlässig abgefangen. Vor allem viele Massenmailings und Phishing-Versuche, die früher durchrutschten, werden jetzt wirksam blockiert. Früher mussten wir oft unternehmensweite Warnungen verschicken, in denen wir die Beschäftigten aufforderten, gefährliche E-Mails sofort zu löschen - das ist jetzt nur noch selten nötig.

Insgesamt hat Advanced Email Security unsere Abwehr erheblich gestärkt und verhindert, dass gefährliche Nachrichten überhaupt bei den Nutzern ankommen.

Wie hat sich Ihre E-Mail-Sicherheitslage entwickelt, einschließlich Schutz und Bewusstsein der Beschäftigten?

Endnutzer bemerken E-Mail-Sicherheit im Arbeitsalltag selten, weil verdächtige Nachrichten unbemerkt im Hintergrund gefiltert werden. Dadurch könnte das Bewusstsein für E-Mail-Bedrohungen nachlassen, weshalb unser CISO weiterhin regelmäßige Nutzerschulungen anbietet.

Für das IT-Security-Team war die Einführung dagegen ein klarer Erfolg. Deutlich mehr Bedrohungen werden abgefangen, und die Zahl der Support-Tickets ist stark gesunken. Früher fragten Beschäftigte häufig, ob verdächtige Nachrichten Spam seien - heute erreichen solche E-Mails sie nur noch selten. Das entlastet sowohl die Nutzer als auch das Sicherheitsteam.

Aktuell halten wir noch eine zusätzliche Kontrollschicht vor: Nutzer können Nachrichten aus der Quarantäne nicht selbst freigeben; die Freigabe erfolgt durch den IT Service Desk. Das sorgt für eine zusätzliche Schutzebene, da Nutzer gefälschte Nachrichten immer noch übersehen können.

Die Kombination mehrerer Schutzmechanismen hat das Gesamtrisiko deutlich gesenkt. Besonders beeindruckt uns die KI - sie analysiert Anhänge, Links, QR-Codes, Absenderreputation, Icons und Kommunikationsmuster. Advanced Email Security korreliert Hunderte Signale pro E-Mail, bewertet sie im Kontext und lernt und verbessert sich fortlaufend.

Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen geben, die ihre E-Mail-Sicherheit verbessern möchten?

Ziehen Sie Advanced Email Security unbedingt in Betracht - und führen Sie vor allem einen Proof of Concept durch. Nur so erhalten Sie konkrete, überprüfbare Daten. Bauchgefühl oder angstbasierte Argumente überzeugen das Management nicht; Zahlen schon.

Entscheidend ist, die Risiken deutlich zu machen: Ein erfolgreicher Angriff kann existenzielle Folgen haben. In unserem Fall führten die PoC-Ergebnisse, die Priorisierung durch den CISO und das Risikobewusstsein des Vorstands zur Freigabe - trotz des schwierigen wirtschaftlichen Umfelds.

Weil Sicherheitsbudgets begrenzt sind, müssen Prioritäten gesetzt werden. Für uns hat E-Mail-Sicherheit oberste Priorität: Sie ist der häufigste Angriffsvektor und einer, den jeder Beschäftigte nachvollziehen kann, da alle täglich E-Mail nutzen.

Möchten Sie noch etwas über Ihre Erfahrungen mit E-Mail-Sicherheit oder Open Systems teilen?

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist für uns der Rundum-Service von Open Systems, der durchgängig auf hohem Niveau arbeitet und eine breite Palette an Lösungen auf einer einzigen Plattform bietet. Eigene Technical Account Managers zu haben, die unsere Umgebung kennen, ist äußerst wertvoll und trägt maßgeblich zur Effizienz und Sicherheit unserer E-Mail-Kommunikation bei.

Wir sind weltweit tätig und hatten früher an jedem Standort separate Lösungen. Zwar hatten wir einheitliche Regeln für den Umgang mit E-Mail definiert, doch die Umsetzung war uneinheitlich - Standards variierten, und Prozesse unterschieden sich.

Mit der zentralen Lösung von Open Systems profitieren wir jetzt von einer einheitlichen Plattform und 24/7-Support. Das heißt, wir werden nachts nicht mehr geweckt; stattdessen können lokale Teams Open Systems direkt kontaktieren, Vorfälle prüfen lassen und bei Bedarf jederzeit Orientierung erhalten.